Защита частной информации

Как мы обеспечиваем защиту вашей частной информации

 

Персональные данные – любые данные, позволяющие установить чью-то личность. Обработка персональных данных – любое действие с персональными данными. Представляем вам краткий обзор того, как мы обеспечиваем защиту вашей частной информации, какую информацию мы собираем, как ее используем или публикуем, а также ваших прав в связи со сбором и использованием данных нашей организацией.

Последующая информация не относится к обработке данных предприятий и организаций.

Департамент шоссейных дорог является обработчиком персональных данных в трактовке Закона о защите персональных данных. В ходе работы у нас накапливается частная информация. Мы собираем персональные данные в объеме, необходимом для выполнения задач, установленных в Положении о Департаменте шоссейных дорог. Обработку персональных данных (использование, выдачу, передачу и т.п.) без согласия лица мы производим исключительно на основании статьи 14 Закона о защите персональных данных. Для защиты персональных данных нами приняты меры безопасности, защищающие данные от случайной и неправомочной обработки, публикации или уничтожения.

Департамент шоссейных дорог публикует подлежащую раскрытию информацию на своем сайте. Информацию по документам, регистрируемым Департаментом шоссейных дорог, можно получить в публичном интерфейсе нашего регистра документов, где вы увидите регистрационные данные нужного документа: его статус и вид, наличие ограничения на доступ и основание для него, дату регистрации и регистрационный номер, заглавие документа, имя и фамилию получателя / отправителя, имя и фамилию, должность и отдел составителя / ответственного лица, а также срок исполнения. По документам, для которых, согласно статье 35 Закона о публичной информации, ограничений на доступ нет, открываются прикрепленные файлы. Доступ к документам с ограничением доступа департамент открывает исключительно в установленных законом случаях.

Далее – краткий обзор того, как Департамент шоссейных дорог собирает и обрабатывает персональные данные.

 

Переписка с частными лицами (информационные запросы, запросы на разъяснение, заявления, предписания, решения и т.д.)

 

В случае переписки с частным лицом во внутриведомственном регистре документов, в регистрационных данных документа, мы фиксируем имя и фамилию, контактный адрес и заглавие документа. В публичном интерфейсе регистра документов в отношении переписки с частным лицом в строке saatja/saaja (отправитель/получатель) отображаются инициалы лица, содержание документа в заглавии не выводится.

В общем случае переписка с частным лицом ведется с ограничением доступа. Если кто-нибудь хочет ознакомиться с вашей перепиской и подает информационный запрос, мы рассматриваем, можно ли выдать документ заявителю частично или полностью. Мы обязательно скрываем ваши персональные контактные данные, такие как почтовый адрес, электронная почта или номер телефона (за исключением случая, если вы ведете переписку в качестве представителя предприятия или организации). В остальном ограничение доступа зависит от содержания документа.

Ваши персональные данные используются нами для ответа. Когда мы отвечаем на ваше письмо или составляем иной связанный с вами документ, составитель делает на документе пометку «для внутриведомственного пользования», чтобы защитить ваши персональные данные от публикации.

Переписка с частными лицами хранится согласно перечню документов. Документы, срок хранения которых истек, подлежат уничтожению независимо от носителя информации.

Если вы отправили нам запрос на разъяснение, уведомление или информационный запрос, ответ на который относится к компетенции другого учреждения, мы переадресуем запрос в это учреждение. Мы сообщим вам о такой переадресации в обязательном порядке.

 

Рассмотрение апелляции

 

Ваши персональные данные используются нами для разрешения проблемы.

В случае апелляции мы фиксируем в регистре документов имя и фамилию лица, контактный адрес и тему апелляции. В публичном интерфейсе регистра документов видны инициалы отправителя апелляции или получателя решения по апелляции, документ называется Vaie (апелляция).

Если вы отправили нам апелляцию, рассмотрение которой относится к компетенции другого учреждения, мы переадресуем ее в это учреждение. Мы сообщим вам о такой переадресации в обязательном порядке.

Для доставки решения по апелляции мы используем адресные данные, предоставленные нам самим участником производства либо имеющиеся в Регистре народонаселения или Коммерческом регистре.

В общем случае апелляции и переписка по ним сопровождаются ограничением доступа (серийное ограничение). Если кто-нибудь хочет ознакомиться с этими материалами и подает информационный запрос, мы рассматриваем, можно ли выдать документ заявителю частично или полностью. Мы обязательно скрываем ваши имя и фамилию, персональные контактные данные, такие как почтовый адрес, электронная почта или номер телефона  (за исключением случая, если вы ведете переписку в качестве представителя предприятия или организации). В остальном ограничение доступа зависит от содержания документа.

Апелляции и переписка по ним хранятся 5 лет. По истечении данного срока хранения документы подлежат уничтожению.

 

Обработка персональных данных в Государственном регистре дорожного движения

 

В отношении частного лица в регистре дорожного движения содержится имя, фамилия, личный код, контактный адрес, телефон и данные о его праве на управление транспортным средством и его транспортных средствах (как собственных, так и на правах пользования).

Эти данные вводятся в регистр дорожного движения в момент приобретения права на управление транспортным средством либо покупки механического транспортного средства, а также при регистрации в качестве пользователя механического транспортного средства одновременно с оформлением соответствующих документов (например, водительского удостоверения, договора купли-продажи). Эти данные в регистре дорожного движения изменяются, например, при прохождении техосмотра, изменении категории права вождения, лишении права на управление транспортным средством, продаже/покупке и смене пользователей транспортного средства.

Данными регистра дорожного движения пользуются в своей работе служащие Департамента шоссейных дорог, в трудовые обязанности которых входит обработка данных этого регистра. Помимо них, на основании части 5 статьи 184 Закона о дорожном движении доступ к данным регистра дорожного движения для выполнения своих трудовых обязанностей имеет множество учреждений: Департамент полиции и погранохраны, нотариусы, местные самоуправления, Транспортный департамент и т.д. Кроме того, раздел 4 статьи 184 Закона о дорожном движении позволяет в случае обоснованного интереса предоставлять данные регистра дорожного движения с ограниченным доступом третьим лицам. Департамент шоссейных дорог устанавливает наличие обоснованного правомерного интереса и принимает решение о предоставлении данных.

За обработкой данных регистра дорожного движения и совершаемыми через этот регистр запросами осуществляется надзор, для чего созданы соответствующие предписания и правила.

 

Право ознакомиться со своими данными

 

Вы имеет право ознакомиться с собранными нами данными о вас.  Для получения данных вы можете подать нам заявку. Поскольку на персональные данные наложено ограничение доступа, мы должны убедиться в идентичности личности заявителя. 

Мы можем отказать вам в ознакомлении с данными только в случае, если это может:

  • нарушить права и свободы других лиц;

  • препятствовать борьбе с преступностью или поимке преступника;

  • затруднить установление истины в уголовном производстве;

  • угрожать раскрытием тайны происхождения ребенка.

В случае отказа в предоставлении данных или сведений мы сообщим вам об этом решении.

Вы имеете право требовать исправления неверных персональных данных. Если у нас (больше) нет законных оснований для использования ваших персональных данных, вы можете потребовать прекращения их использования или их удаления.

Соблюдение требований Закона о защите персональных данных контролируется Инспекцией по защите данных.

 

Участие в конкурсе на вакансию в Департаменте шоссейных дорог

 

В случае участия в конкурсе на должность в Департаменте шоссейных дорог мы исходим из информации, предоставленной самим кандидатом, и содержащейся в публичных источниках. По мере надобности мы спрашиваем согласие кандидата на запрос дополнительной информации.

Данные участников конкурса по найму в Департамент шоссейных дорог не раскрываются остальным кандидатам и лицам, непосредственно не участвующим в процессе найма и отбора. Все участники процесса найма соблюдают конфиденциальность полученной (конкурсные документы, поданные в бумажном или электронном виде) и самостоятельно собранной информации.  Кандидаты имеют право получать информацию о ходе конкурса.

Данные не отобранных кандидатов хранятся нами до истечения установленного законом срока.

 

Пользователь э-самообслуживания 

 

Пользователь э-самообслуживания Департамента шоссейных дорог соглашается с тем, что департамент для исполнения своих предусмотренных законом обязанностей сделает касающийся него запрос в базу данных документов, удостоверяющих личность, для получения образцов фотографии и подписи, а также в информационную систему здравоохранения для получения данных справки о состоянии здоровья, выданной для управления механическим транспортным средством. Департамент шоссейных дорог сделает запрос в информационную систему здравоохранения и в случае, если пользователь услуги сам сделал запрос для получения данных своей справки о состоянии здоровья. Пользователь услуги осведомлен, что Департамент шоссейных дорог имеет право делать касающиеся пользователя запросы и получать данные для исполнения своих предусмотренных законом обязанностей также и в регистре наказаний, регистре народонаселения и в иных базах данных государства или местного самоуправления.

Пользователь услуги обязуется внести в систему э-самообслуживания Департамента шоссейных дорог свой телефонный номер и адрес электронной почты.

Пользователь услуги согласен с тем, что Департамент шоссейных дорог может использовать его контактные данные для отправки ему связанных с работой департамента извещений (например, об истечении срока действия водительского удостоверения, о наступлении срока прохождения проверки соответствия техническим требованиям) и для проведения опросов по публичным услугам.

 

Что такое куки?

 

Куки (cookie) – это небольшой текстовый файл, который при посещении сайта сохраняется на компьютере или на другом устройстве (например, телефоне) пользователя. Текстовый файл содержит информацию, которая используется для повышения удобства пользования сайтом конкретного пользователя. Сами куки не считывают информацию из компьютера пользователя и никуда ее не отправляют. Департамент шоссейных дорог использует куки для сбора статистических данных, отслеживая предпочтения пользователей при посещении сайта.

Департамент шоссейных дорог использует куки двух видов – постоянные и сеансовые. Они различаются по своим задачам и по времени хранения.

1) Сеансовые куки сохраняются лишь временно, пока пользователь находится на сайте.

2) Постоянные куки сохраняются на компьютере пользователя и после закрытия браузера. Постоянные куки могут сохраняться на компьютере пользователя дни, месяцы и годы, но при желании их можно самостоятельно удалить из устройства.

Постоянные куки нужны для следующего:

  • распознавание браузера;
  • предложение услуги и поддержание ее в рабочем состоянии;
  • безопасность сайта и целостность услуги;
  • пользовательская статистика и анализ (куки, которые передают информацию о том, как и насколько часто посещаются сайты Департамента шоссейных дорог, каким группами пользователей, через какие поисковые системы).

Как пользователю изменить и выбрать способ работы с куки?

Пользователь может сам принять разного рода предварительные меры, чтобы избежать сохранения куки на своем компьютере. Для это нужно изменить настройки приватности своего браузера. Однако блокировка всех куки может ограничить возможности пользования сайтом.

Кроме того, пользователь может стереть все сохраненные на устройстве куки.

Важно помнить, что настройки безопасности для запрета куки нужно изменить на каждом устройстве по отдельности.